Определен термин «цифровой документ»

Утвержден ГОСТ Р 59999-2025 «Цифровой документооборот организации. Требования к эталонной модели»

Стандарт устанавливает принципы ведения цифрового документооборота, при котором помимо сканированных копий документов, изначально созданных на бумажных носителях, и их автоматизированной обработки появляется цифровой документ как объект информационной системы. Таким образом предлагается все электронные документы подразделять:

• на цифровые документы;
• электронные скан-копии (термин для них в тексте не приводится и не определяется).

Здесь заметим, что этот подход противоречит терминологии, предложенной в Постановлении Пленума ВС РФ от 26.12.2017 №57, согласно которому документы в электронном виде подразделяются: 

• на электронные документы;
• электронные образы документов.

В стандарте предлагается архитектура целевой модели цифрового документооборота, включающая:

• эталонную модель цифрового документооборота:
  • постоянные информационные компоненты:
    • реквизиты;
    • виды электронных подписей;
    • набор метаданных;
    • сроки хранения;
    • направления деятельности;
    • системы документации;
    • документопотоки;
    • форматы файлов;
    • области хранения;
    • роли участников;
  • предопределенные модели документных процессов;
• переменные информационные компоненты (отдельные поля внутри постоянных компонентов).

Эффективность цифровой трансформации документооборота предлагается определять показателями технико-экономической эффективности:

• снижение себестоимости проектов цифровизации документооборота;
• повышение производительности труда;
• повышение возможности масштабируемости и контролируемости системы управления документами;
• повышение уровня кибербезопасности;
• снижение регуляторных рисков.

Некоторые определенные в стандарте термины:

• цифровой архив: хранилище цифровых документов долговременного и постоянного сроков хранения;
• электронный архив: объектное хранилище, позволяющее накапливать большой объем данных и обеспечивать их поиск и доступ к ним;
• цифровой документ: категория электронного документа, изначально созданного в цифровой форме с соблюдением правил документирования без издания его на бумажном носителе, подписанный электронной подписью;
• юридическая сила цифрового документа: свойство цифрового документа подтверждать правоотношения и вызывать правовые последствия.

Юридическая сила цифрового документа обеспечивается путем соблюдения требований:

• соблюдение установленного набора обязательных структурных элементов, включая метаданные;
• использование электронной подписи;
• проверка и подтверждение подлинности электронной подписи;
• наличие правовой основы работы с цифровыми документами;
• соблюдение требований к подготовке документов.

Свойства цифрового документа, влияющие на его юридическую силу:

• целостность (не внесены изменения, подлинность электронной подписи подтверждена)
• аутентичность (оформлен в соответствии с порядком, создан или отправлен уполномоченным лицом, указанное время соответствует фактическому);
• достоверность (содержание соответствует требованиям и может быть полным и точным представлением подтверждаемых операций);
• пригодность для использования (исключено устаревание носителей, форматов, невозможность локализации, воспроизведения и/или интерпретации документа);
• актуальный срок действия.

Структурные элементы цифровых документов:

• основная часть в архивном формате;
• приложения цифрового документа;
• электронные подписи основной части и приложений;
• файл метаданных.

При долговременном хранении используется контейнер в виде одного файла с расширением формата ZIP. Структура архива: дело / единица хранения (документ или совокупность документов).

Также в стандарте приведена методика цифровой трансформации документооборота,  в том числе даны рекомендации по определению необходимых в конкретном случае переменных информационных компонентов.

Атаманов, С. А., Григорьев, С. А. Определен термин «цифровой документ» / С. А. Атаманов, С. А. Григорьев. – Текст : электронный // Учет недвижимости : электронный журнал : сайт «Кадастр.Москва». – Москва, 2025. – URL: http://кадастр.москва/news/1302. – Дата публикации: 27.03.2025